Hola como andas, la forma de hacerlo, es como lo hiciste, abrir un post aca, con fechas tentativas y demas detalles, luego cuando vayan contestando o sumandose gente, un moderador va a mover el tema a reuniones.
Respecto a la lista de usuarios, tenes que ir
Miembros y empezar a buscar a los que hayan completado los datos y veas que son de la zona mas o menos.